Как организовать мероприятие и не облажаться

organizovat-meropriyatie

(мануал для новичков, контрол-фриков и паникёров/паникёрок)

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ (подготовка)

Пропустим тысячесловное руководство по определению темы, идей, целей, задач, целевой аудиторий, формата, финансовых возможностей — очень надеюсь, вы и сами знаете, что вы планируете делать, как, на какой основе, и самое главное: для кого.

meropriyatie-01
А теперь ближе к теме: так как же всё-таки организовать мероприятие?

1. Найти помощника/помощницу.

Независимо от того, какой масштаб мероприятия — важно, чтобы была персона, на которую можно положиться, опереться, довериться и в случае кризиса попросить помочь, не вдаваясь в подробности, что происходит. Вы заболели, внезапно надо уехать, боитесь что-то не успеть — этот/эта человек поможет, поддержит, утешит в конце концов.  В идеале это ваши друг или подруга.

2. Выбрать дату и время.

Опыт показывает, что интерактивные многочасовые мероприятия, то есть те, где участникам и участницам не прокатит сидеть с каменным лицом и впитывать знания пять часов кряду, пожевывая печеньки и скролля инстаграм, но придётся активно участвовать, лучше делать в выходной день днём. 1-2 часовые мероприятия идеально вечером в среду-пятницу. Вечера выходных непредсказуемы — здесь лучше оценивать конкретную аудиторию и город. Дневное время в будний день подходит только для крупных городов, где много фрилансеров и фрилансерок, а также людей с более менее свободным графиком.

3. Выбрать и забронировать место.

Дату и время, безусловно, можно выбрать и заранее, но есть риск столкнуться с тем, что это время занято в том пространстве, где вы собирались проводить. Поэтому желательно планировать мероприятие за месяц и бронировать за 3-4 недели соответственно. При выборе локации учитывайте, сколько пространства вам будет нужно, какое количество участников и участниц планируется и сможет ли их вместить ваше место. Само собой учитывайте месторасположение в городе, а также проходимость: распиаренное антикафе одним своим репостом поможет привлечь ещё некое количество людей. Также обращайте внимание на наличие воды, кулера, туалета, достаточного количества розеток, мест для сидения и окон, которые можно открывать и закрывать. Ещё стоит отметить безопасность пространства. Могут ли заходить посторонние и предусматривает ли формат вашего мероприятия такое развитие событий?

4. Афиша.

Супер! У нас есть идея, формат, дата-время и место. Надо начинать пиарить.

Частенько организаторы и организаторки забивают на этот пункт, наивно полагая, что просто описательного текста в соц сетях будет достаточно. Вообще-то нет. Многочисленные исследования доказали, что текст без визуального контента не привлекает внимания, не «продаётся», посыл не считывается. Желательно заиметь друга и подругу, которые занимаются дизайном или имеет базовые навыки фотошопа и смогут помочь. Но учтите временные затраты своего или своей коллеги — любой труд нужно оплачивать (либо указывать, какой профит будет человеку от выполнения задания: строчка в резюме; практика; рекомендация; бесплатный вход на закрытый ивент; чайспеченьки; шоколадка). Не забывайте и о времени на работу: чем больше его на дизайн, тем меньше поводов для паники вам и недовольных нагоняев в адрес исполнителя или исполнительницы вашего заказа. В крайнем случае, для экстренных ситуаций есть сайты с шаблонными афишами, куда остаётся всунуть текст с названием, местом, датой-временем и лого организации/инициативы (это важно, иначе вашу афишу могут свистнуть нехорошие люди и использовать в своих целях). Как делать афиши — надо писать отдельную статью, но помните о том, что афиша должна отражать идею вашего мероприятия, привлекать внимание и цеплять. Если совсем нет времени для афиши — можно использовать просто картинку с забавным или просто приятным глазу изображением (сексизму и объективации бой — никаких дам с обнаженными частями тела).
п.с. эмпирическим путём доказано, что афише лучше быть горизонтальной :)

5. Соц сети.

По данному пункту написано очень много, но суть уместится и в пару строчек. Когда у вас есть афиша, необходимо создать ивент в вк и фб, первым постом запилить её с описанием мероприятия. Чем меньше текста, тем лучше. Этот пост будут репостить ваши друзья, коллеги и партнерские организации. Много текста в ленте не любит никто — факт. Забудьте о смайликах и эмоджи — для афиш это неуместно. Стиль письма в соц сетях выбирайте сами, главное следить за грамматикой, не писать одно и то же десять раз и чётко излагать суть мероприятия, последовательного отвечая на вопросы: когда, где, кем организовано, кто будет вести (здесь можно чуть подробнее остановиться на достижениях, интересах и том, кто этот и эта человек), зачем туда идти тем или иным людям, что они будут делать, что получат и тд. Можно в несколько постов, но тогда будьте уверены, что самая важная информация в посте с афишей. После того, как запостили, очень желательно устроить максимальное количество репостов, и постить в ивент хотя бы один пост по теме в день (ПО ТЕМЕ). Можно составить план того, что вы будете выкладывать или поставить на таймер множество постов аж до самого мероприятия. Вот здесь может пригодиться ваш помощник или помощница для контроля, мониторинга, пиара и ответов на вопросы потенциальных участников и участниц.

Будет для вашего мероприятия регистрация (например, google-форма) или нет — решать вам, но очень рекомендую её делать, потому что а) у вас будет примерное количество человек, которые хотят к вам прийти, и которые сделали чуть больше, чем лайкнули и отметились «возможно, приду». б) обратная связь с участниками и участницами и возможность напомнить им или предупредить, если мероприятие откладывается/отменяется/переносится. в) возможность оценить, кто дошли, а кто нет. г) оценка мотивации.

6. СМИ

Здесь понадобятся связи и упорство, ибо частенько СМИ лень и неинтересны ваши мероприятия, им не хочется ничего постить. Так что надо заранее написать пресс-релизы и предложить СМИ выступить информационным парнером (их лого прыгнет в вашу афишу, а вы получите пиар).
Все эти действия лучше проделать примерно за 3 недели до самого мероприятия.

ЧАСТЬ ДВА (когда всё распиарено)

meropriyatie-02

По сути интеллектуальные усилия здесь и заканчиваются, дальше всё делается по алгоритму.

1. Поиск фотографа или фотографини. Это кажется очевидным, но стоит упомянуть. Фотоотчет — показатель того, что мероприятие было, и вообще люди любят красивые фотографии, где они заседают с одухотворенными (или не очень) лицами. Есть профессионала или профессионалки нет, вас выручит всё тот же помощник или помощница с камерой в телефоне.

2. Покупка материалов для мероприятия (если надо).

3. Подготовка кофебрейка. Печеньки — это традиция, но стоит позаботиться и о людях, которые не едят их, а также веганах — фрукты в помощь. Также должны быть чай в пакетиках, растворимый кофе, сливки в маленьких коробчонках, питьевая вода, чайник/кулер, стаканчики для холодного и горячего (предупредите участников и участниц писать на взятых стаканчиках свои имена, чтобы экономить посуду и не разбрасывать везде мусор после себя) одноразовые пластиковые тарелки и салфетки. Желательно все яства не хаотично разбрасывать, а разложить (снова вспоминаем про помощника или помощницу).

4. Подготовка печатного материала и плана мероприятия. Необязательно план распечатывать, но очень желательно, если речь о длительном мероприятии. Если ресурсы не позволяют — распечатать один и повестить на стену.

5. Можно освежить договорённость с локацией, приглашенными тренерами и тренерками, если они есть, убедиться, что всё в порядке (актуально для контрол-фриков 80 лвла)

Вышеперечисленные действия делаются в последнюю неделю перед мероприятием.

ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ (день икс — вы и ваша аудитория)

meropriyatie-03

Если вы паникер или паникерка, контрол-фрик и перфекционист или перфекционистка, эта часть призвана вас немножечко подбодрить.

— Приветствовать на входе. Всегда неловко приходить впервые в незнакомое место, так что важно показать, что тут всё ок, участников и участниц ждут.

— Знакомство (бумажный скотч с именем на груди), план мероприятия и правила. Установите правила и обозначьте ценности: не-насилие, не-перебивание (поднимать руки), уважение друг к другу, критика мнения, но не человека, обращение в тех местоимениях, которые комфортны для участников и участниц и тд.

— По поводу проведения мероприятия сложно давать рекомендации, у каждого и каждой свои особенности, навыки и компетенции, но стоит помнить, что власть у вас, и об этом знаю все пришедшие. Не стоит использовать власть против кого-то. Тем не менее вы босс всей ситуации, самая главная фигура, даже если внутри вас сидит маленький котёночек. Помощнику или помощнице лучше сообщить о своей тревоге, если она есть и не поддаётся контролю. Средний уровень волнения это норма.

— Важно не заполнять собой все пространство (если это не лекция), но и не давайте повиснуть неловкому молчанию.

— Фидбэк. Сесть в кружок и дать людям возможность выговориться. Очень не рекомендуется это делать под бодрый клич арендодателей «так, ну когда уйдёте уже?», но лучше так, чем вообще никак.

— Поблагодарить собравшихся, пообещать фотографии как можно скорее, сказать что-то приятное на прощание.

п.с. иногда на мероприятих видела, как тренеры и тренерки выбрасывали то, с чем мы работали в течение мероприятия: схемы, планы, карты, рисунки и тд. Не делайте так хотя бы при участниках и участницах, это очень огорчает, демотивирует и обесценивает всю работу.

ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ (собственно мероприятие)

meropriyatie-04

— Энерджайзеры — дабы ваши участники и участницы не уснули и не замлели
— Тайм-менеджмент. У арендуемого пространства всегда есть ограничения, нужно это уважать, всегда помнить и вовремя закругляться.
— Список участников и участниц (опционально).
— Кофебрейки каждые 1,5 часа.
— Прежде чем фотографировать, убедитесь, что те, кто не хотят оказываться на фото, не попадают в кадр (зависит от чувствительности мероприятия).
— Модерируйте внимательно. Тех, кто говорят очень много, не дают говорить другим и перебивают, лучше мягко попросить поумерить пыл.
— Убрать после себя и оставить пространство в том состоянии, что и было до начала мероприятия.

ЧАСТЬ ПЯТАЯ

meropriyatie-05

Всё кончилось и можно выдохнуть. Но вообще-то предстоит ещё несколько действий:

— Сбор отзывов. Можно через всю ту же google-форму, можно через личные сообщения или комментарии. Помните, что вы это делаете для себя, так что стоит адекватно воспринимать критику, если она есть.
— Публикация фотоотчёта.
— Пост в мероприятии о том, что происходило на мероприятии, благодарности, впечатления, всё, что вашей душе угодно (не путать с официальным отчётом, здесь можно и нужно больше чувств).
— Дополнительные материалы: статьи, презентации, видео и тд — всё в соцсети.

УРА! Вы и ваша команда большие молодцы! Порадуйтесь, отпразднуйте и запишите себе строчку в резюме!

Авторка: Анна Стерина